■ＢｔｏＢプラットフォームとＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）を活用して電子化

　国内最大級のフード業界向けプラットフォームを運営するインフォマート＜２４９２＞（東１）は1月１７日、株式会社ファイブグループ（本社：東京都武蔵野市）が、仕入の請求書をデータ化する「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」、経費の請求書をデータ化する「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」と、株式会社Ｄｅｅｐｗｏｒｋ（本社：東京都新宿区）が提供する、紙の請求書をデータ化する「ｉｎｖｏｘ」と組み合わせて、グループ全体９９％の請求業務をデジタル化、業務効率化・コスト削減をしたと発表。

■導入の背景と課題

　ファイブグループは、２００８年に仕入の受発注・請求業務をデジタル化するサービス「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」を導入、食材や消耗品など約４０社との取引における仕入及び請求書業務を電子データ化し、月次確定の早期化と経理の業務効率化を実現してきた。

　さらに、仕入れ以外の経費関連における取引先約４００社との請求書も電子データ化するため、２０１５年から「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」を導入し、データ連動による仕訳作業効率化を目指してグループ全体の請求書電子データ化を推進してきた。

　しかしながら、飲食業界は依然として、紙でやり取りする商習慣が残っており、請求書業務の負荷は残ったままだった。

　さらに、コロナ禍の影響もあり、バックオフィス業務全体のテレワークは進んでいるのにも関わらず、経理部門だけは請求書の受け取りや処理をするための出社が必要だった。

　そのような中、２０２２年１月からの電子帳簿保存法の改正による要件の大幅緩和を知り、このタイミングで一気に電子データ化が必要と判断、２０２０年に同社と連携している「ｉｎｖｏｘ」を採用し２０２１年１２月に請求書業務の９９％デジタル化が実現した。

■導入の効果

【請求書の９９％を電子データ化。月初の振込作業を大幅に削減】

　これまでは、紙の請求書を見ながら、ネットバンキングや、新規振込先の登録作業を手入力で行っていたが、現在は、仕入に関する請求書は「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」で電子データ化されるため、月初３営業日には電子請求書が届き、振込データを出力して処理する。

　紙で届く請求書は「ｉｎｖｏｘ」を利用することで、振り込み作業の９５％が削減された。紙の請求書を「ｉｎｖｏｘ」のＡＩ－ＯＣＲ機能で読み取ると、９９．９％の精度でデータ化されるため、最後に振込データを確認する程度になった。

【保管・検索・仕訳業務も大きく改善。請求書電子データ化によるメリット】

　紙の請求書は大量の紙から必要なものを探していたが、データ化されたことで、検索も容易になった。また、必要な請求データをダウンロードして担当部署に送れるようになり、ストレスがかなり軽減されている。

　さらに、経理業務の仕訳入力についても、これまでは前任者が作成したアクセスツールを活用した属人的且つ、保守されていない状態での業務だったが、データ連動で仕訳作業も効率化できるため、経理業務の大きな業務改善に繋がっている。

　経理はよく「非生産部門」と言われるが、ｉｎｖｏｘの導入により別のことに時間をつかえるようになるので、経理だからこそできる経営指標データのクラウド化による効率的運用を進め、社内での経理に対するイメージも刷新していきたいととしている。（ファイブグループ　経営管理部・経営企画部　課長代理　木下　真由美様より）（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）