■デジタル化によって業務効率化が実現、より生産性向上に寄与する業務にシフト

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は４月１０日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」が、東日本旅客鉄道（ＪＲ東日本）＜９０２０＞（東証プライム）に導入されたと発表。

【ＪＲ東日本より伺った導入理由・効果等】
取材協力＝ＪＲ東日本マネジメントサービスＪＲ事業部次期立案会計ワークフロー／インボイス対応プロジェクト担当者

■「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」導入前の課題

　ＪＲ東日本グループ各社間での取り引きは、早い段階から独自システムで電子請求書のやり取りを実現している。しかし、ＪＲ東日本グループ外の顧客との取り引きは、基本的に紙の請求書を発行し郵送していた。その通数は、月約５０００通にのぼり、毎日２００通ほどの請求書を３時間近くかけて作業していた。

　一方、請求書の受け取りに関しては、土地の賃料、各種設備の建設費用といった、様々な取り引きで月に約１０００通を受け取っている。紙で受領した請求書は、記載事項を弊社のワークフローシステムに入力してデータ化し、請求書類はスキャンしてＰＤＦ化し会計データと紐づけ、原本を保管していた。そのため、膨大な紙の請求書の保管場所の確保が大変で、入力ミスや紙の請求書紛失による決算漏れのリスクもあった。

■導入の決め手

　「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」は発行・受取の両方に対応しており、何より国内シェアＮｏ．１（※１）という実績が決め手だった。
　また、ＪＲ東日本グループの約４０社では、すでに「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」を導入していた。その導入実績も参考にした上で、ＪＲ東日本でも採用した経緯がある。
　さらに、サービスを提供しているインフォマートは、デジタルインボイス推進協議会（ＥＩＰＡ）の幹事法人（※２）で、将来的なデジタルインボイスの普及を見据えた選択でもあった。

（※１）２０２３年度　東京商工リサーチ調べ
（※２）電子請求書を安全に普及・推進　インフォマートが『電子インボイス推進協議会』（現デジタルインボイス推進協議会）に賛同～１０社と協力し電子インボイス標準仕様の策定・実証実験に向けた活動を開始～

■導入効果

（１）月５０時間かけて行っていた発送作業のほとんどが不要に

　発行に関しては、紙で送る必要がある個別の請求書以外、ほぼ自動化となり、これまで毎日２時間から３時間かけて行っていた封入等の手作業がほとんど不要になった。再発行が必要になっても、従来のようにデータを探して再出力、という手間が不要になり、画面上でスムーズに完了する。時間に余裕が生まれ、これまで手が回らなかった、より生産性向上に寄与する業務にシフトできるようになった。

(２)「書式追加機能」を利用し稟議に紐づけ、効率よく処理

　受け取りは現在、デジタルデータでの受領を推進している最中であるが、はじめて「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」に届いた電子請求書が、設計通りにＦＴＰ連携の自動ダウンロード機能で弊社のワークフローシステムに届いたときは感動した。

　「書式追加機能」を利用して、請求ごとに発番する識別番号を入力必須にして、ワークフローシステムで管理している稟議に紐づけることで効率的な処理を実現している。

　「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」の導入により、ＪＲ東日本グループ外の取引先と電子請求書をやりとりできる仕組みを構築することができ、ＪＲ東日本全体に電子請求書、デジタル化への意識付けができたと。

■今後の展望

　バックオフィス部門だけでなく、駅社員や乗務員等が所属し、顧客に近いところで業務を行う現業機関にも「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」を拡げていきたい。

　組織の再編や働き方の見直しで、乗務員が列車の本数が多い朝夕の時間帯だけ乗務して、他の時間はバックオフィスでデスクワークをする、といった柔軟な働き方も始まっている。「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」は、現業機関における業務の幅を拡げることの一助になり得るシステムだと考えている。

　「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」の導入で、同業の方からも頻繁に問い合わせがあり、鉄道事業者の中でも請求書のデジタル化に注目が高まっていると実感。請求書に限らず、電子化・デジタル化は、取引先の協力なくしては進められない。築いてきたネットワークを生かし、デジタルの道を延伸していきたい。（情報提供：日本インタビュ新聞社・Media-IR 株式投資情報編集部）